|
Информационные технологии
В рамках реализации Программы создания "Электронного акимата ВКО" с 20 августа по 20 сентября 2007 года был проведен ежегодный конкурс web-сайтов среди акиматов и государственных органов области.
11 октября 2007 года на III международной конференции "Электронное правительство: региональные решения" были подведены итоги и состоялось награждение победителей.
Сайт "Архивная служба Восточно-Казахстанской области" занял II призовое место, а также был отмечен в номинации "Самый интерактивный web- сайт". Заместитель акима Восточно-Казахстанской области Амангельды Таженов вручил дипломы и призы акима области: цифровую видеокамеру и лазерный принтер.
Внедрение электронных услуг в архивных учреждениях Восточно-Казахстанской области.
А.А.Аубакиров - начальник управления
архивов и документации ВКО
(выступление на III международной научно-практической конференции
"Электронное правительство региона: развитие электронных услуг")
 В традиционном понимании архив - это организация, осуществляющая прием и хранение документов с целью ретроспективного их использования. Архивная служба Восточно-Казахстанской области представлена 19 архивными учреждениями. На сегодняшний день в государственных архивах Восточно-Казахстанской области хранится более 2-х млн. дел на бумажной основе, из них около 50 тыс. дел являются особо ценными. Отсюда задача – грамотно управлять огромным объемом документов.
В течение нескольких последних лет лавинообразно нарастает процесс перехода от бумажных архивов к электронным. Документы к тому же имеют тенденцию со временем приходить в негодность, тексты выцветают, становятся слабоконтрастными – это приводит к потере информации, нередко весьма важной. С целью выявления затухающих текстов государственными архивами области дела просматриваются, выявляются затухающие тексты, затем восстанавливаются на компьютере.
В государственном архиве ВКО (г.Усть-Каменогорск) и Центре документации новейшей истории Восточно-Казахстанской области (г.Семипалатинск) на протяжении ряда лет создавался страховой фонд особо ценных документов путем микрофильмирования, однако, с развитием компьютерных технологий получил развитие новый метод страхового копирования – перевод документов на цифровые носители (лазерные диски). Госархив и ЦДНИ области одними из первых архивов Республики Казахстан приступили к созданию "электронного архива" – качественно  новому уровню использования документальной информации.
В 2006 году управлением архивов и документации области была разработана "Программа создания электронного архива в архивных учреждениях Восточно-Казахстанской области и План мероприятий по созданию информационной системы "электронные архивы Восточно-Казахстанской области" на 2007-2010г.г.", финансирование запланированных мероприятий будет осуществляться с 1 января 2008 года.
Использование цифровых технологий требует приобретения дорогостоящего программного обеспечения и современного оборудования.
Несмотря на финансовые трудности, управлением архивов и документации области был предпринят ряд шагов по реализации Плана мероприятий, так в частности:
- в Государственном архиве ВКО (г.Усть-Каменогорск) и Центре документации новейшей истории ВКО (г.Семипалатинск) с 1 января 2007 года созданы отделы информационных технологий;
- приобретено 2 современных компьютера необходимой мощности;
- в 15 архивных учреждениях области приобретены и установлены модемы. Связь между управлением архивов и документации ВКО, госархивами об-
ласти и областными департаментами и управлениями Восточно-Казахстанской области осуществляется посредством электронной почты через сеть Интернет, подключение происходит через АО Казахтелеком, при этом имеется недостаток – во время выхода в Интернет занята телефонная линия и малая скорость передачи данных;
- в апреле 2007 года за счет платных услуг, оказываемых государственными архивами области, был открыт сайт "Архивная служба Восточно-Казахстанской области". Сайт активно действует, на него поступают положительные отклики от пользователей.
На страничках нашего сайта мы поместили немало интересных, познавательных материалов об образовании городов и районов Восточно-Казахстанской области, об известных, знаменитых людях нашего края. Информация на сайте рассчитана для широкого круга пользователей – для краеведов, исследователей, писателей, историков, учащихся, студентов…
На сайте у каждого архивного учреждения ВКО имеется собственная web-страница, где отражена деятельность всех структурных подразделений, он разработан со всеми требованиями, предъявляемыми к сайтам государственных органов. Сайт содержит рубрики "документальное наследие", "краеведение" и др., имеется календарь знаменательных дат Восточно-Казахстанской области на 2007-2008 годы. В рубрике "выставки и публикации" размещены электронные версии статей архивистов области, опубликованных в средствах массовой информации.
В ближайших планах управления - разместить как можно больше ретроспективной информации, расширить доступ к архивным информационным ресурсам. В рубриках "справочно-информационные издания" и "методические пособия" планируется разместить электронные версии текстов путеводителей, справочников, методических рекомендаций, инструкций и т.п. В 2008 году с целью повышения интерактивности сайта управлением планируется проведение конкурса на лучшую web-страницу среди архивных учреждений Восточно-Казахстанской области.
 С апреля 2007 года в Восточно-Казахстанской области действует Центр электронных услуг. Однако вошедшие в последнее время в нашу жизнь новые формы оказания государственных услуг населению, в том числе через ЦЭУ, пока еще не доступны широким его слоям, и обращения от граждан по-прежнему в большинстве своем поступают на бумажной основе, так за 9 месяцев 2007 года в архивные учреждения области поступило 60 708 обращений граждан, исполнено – 53 507, из них от граждан Казахстана – 47 536, из стран СНГ – 5 970.
Управление архивов и документации ВКО является одним из первых государственных органов, которые начали реализовывать свои услуги через ЦЭУ – это прием обращений граждан по предоставлению архивных справок через виртуальную приемную. За работу с закрытой частью ЦЭУ в управлении назначено ответственное лицо, не менее одного раза в течение рабочего дня ответственный подключается к сети Интернет, авторизуется посредством электронного ключа и считывает обращения граждан.
С момента работы ЦЭУ в управление архивов и документации области, в том числе и через виртуальную приемную сайта "Архивная служба Восточно-Казахстанской области" поступило 33 обращения граждан по различным вопросам, это: подтверждение трудового стажа, заработной платы, нахождение в эвакуации, награждение орденами и медалями "Ветеран труда", "Материнская слава" и т.п. Запросы поступают от граждан Казахстана, России, Германии. Все обращения обработаны, исполнены в установленные Законом сроки, заявителям на электронные адреса направлены уведомления о результатах обработки запроса, в том числе предусмотрена услуга отправки уведомления на сотовый телефон. К сожалению, процесс оказания услуги по подготовке архивных справок выполняется в электронном виде только наполовину. Готовые архивные справки выдаются на бумажной основе, так как эти документы в электронном виде не принимаются по месту требования без электронной цифровой подписи.
Поиск информации и выдача архивных справок требует немалых затрат времени, так как этот процесс осуществляется вручную, поэтому в дальнейшем планируется автоматизировать его, для чего необходимо приобрести в первую очередь книжные сканеры Элар ПланСкан формата А3, а также установить лицензионное программное обеспечение, осуществить перевод документов с бумажного носителя в электронный вид, создать и внедрить базы данных на основе электронных документов. Тем самым сократится время оказания государственных услуг юридическим и физическим лицам.
Все эти задачи заложены в Плане мероприятий по созданию информационной системы "электронные архивы Восточно-Казахстанской области" на 2007-2010г.г., работа в этом направлении будет продолжена, но для дальнейшего оперативного предоставления ответов на запросы и выдачи сведений по архивным документам, хранящимся в архивных учреждениях области, в том числе и через Центр Электронных услуг, необходимо дальнейшее укрепление материальной базы государственных архивов ВКО.
|
